Umowa powierzenia przetwarzania danych

Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych (art. 28 RODO) · wersja 2026-11-01, obowiązuje od 01.11.2026

zawarta pomiędzy klubem sportowym zarejestrowanym w Panelu Sportowym (dalej: „Administrator” lub „Klub”) a Lekkoatletyczny Klub Sportowy Raciążek — klub sportowy (stowarzyszenie), wpisany do ewidencji klubów sportowych prowadzonej przez Starostę Aleksandrowskiego pod nr 61, z siedzibą: ul. Wysoka 2a, 87-721 Raciążek, NIP 8911643876, REGON 543473206 (dalej: „Podmiot przetwarzający” lub „Operator”).

§1 Przedmiot i cel powierzenia

1. Administrator powierza Operatorowi przetwarzanie danych osobowych w celu i zakresie niezbędnym do świadczenia usługi Panel Sportowy (prowadzenie panelu klubu, panelu rodzica, naliczanie składek, obsługa zamówień płatności online, powiadomienia, kopie zapasowe), zgodnie z Regulaminem Panelu Sportowego.
2. Operator przetwarza dane wyłącznie na udokumentowane polecenie Administratora, którym jest korzystanie z panelu przez Administratora i upoważnione przez niego osoby.

§2 Zakres danych i kategorie osób

1. Rodzice/opiekunowie: imię, nazwisko, e-mail, telefon, hasło (skrót), historia płatności, logi.
2. Dzieci (zawodnicy): imię, nazwisko, data urodzenia, grupa treningowa, udział w zajęciach i zawodach, naliczenia i wpłaty.
3. Administratorzy i trenerzy klubu: imię, nazwisko, e-mail, hasło (skrót), logi.
4. Dane płatności online: kwoty, statusy, identyfikatory transakcji PayU (bez danych kart płatniczych).

§3 Obowiązki Operatora

1. Przetwarza dane wyłącznie w celu świadczenia usługi, zgodnie z RODO i poleceniami Administratora; informuje Administratora, jeśli jego zdaniem polecenie narusza prawo.
2. Zapewnia, że osoby upoważnione do przetwarzania zobowiązały się do zachowania tajemnicy.
3. Stosuje środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do ryzyka: szyfrowanie transmisji (TLS), skróty haseł, szyfrowanie kluczy płatności, rozdzielenie danych klubów, kontrolę dostępu, codzienne kopie zapasowe, monitorowanie i aktualizacje oprogramowania.
4. Pomaga Administratorowi w realizacji praw osób (art. 15–22 RODO) oraz obowiązków z art. 32–36 RODO, w tym zgłasza Administratorowi naruszenie ochrony danych bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu 48 godzin od stwierdzenia.
5. Po zakończeniu świadczenia usługi usuwa dane w terminie 90 dni albo — na żądanie — zwraca je Administratorowi w formie eksportu (CSV), chyba że przepisy prawa nakazują ich przechowywanie.
6. Udostępnia Administratorowi informacje niezbędne do wykazania zgodności z art. 28 RODO i umożliwia audyty (po uzgodnieniu terminu, nie częściej niż raz w roku, na koszt Administratora).

§4 Podpowierzenie

1. Administrator wyraża ogólną zgodę na korzystanie przez Operatora z podwykonawców: dostawcy hostingu (serwery w UE) i dostawcy usług e-mail. Aktualna lista jest w Polityce prywatności Panelu Sportowego.
2. O zamiarze zmiany podwykonawcy Operator informuje Administratora (e-mail i baner w panelu) z 14-dniowym wyprzedzeniem; Administrator może w tym czasie zgłosić sprzeciw i rozwiązać umowę.
3. PayU S.A. nie jest podwykonawcą Operatora — otrzymuje dane zamówienia na podstawie umowy między Klubem a PayU jako odrębny administrator.

§5 Obowiązki Administratora

1. Administrator odpowiada za podstawę prawną przetwarzania danych rodziców i dzieci, za ich prawdziwość oraz za obowiązek informacyjny wobec rodziców (polityka prywatności klubu generowana w Panelu).
2. Administrator zabezpiecza dane dostępowe do panelu i nadaje dostęp tylko upoważnionym osobom.

§6 Czas trwania, zmiana operatora, postanowienia końcowe

1. Umowa obowiązuje przez czas korzystania z Panelu Sportowego i wygasa z chwilą rozwiązania umowy o świadczenie usługi.
2. Przeniesienie usługi na innego operatora (np. w razie zmiany podmiotu prowadzącego Panel) wymaga poinformowania Administratora z 14-dniowym wyprzedzeniem oraz zaakceptowania nowej wersji umowy powierzenia w panelu; do czasu akceptacji dane są przetwarzane na dotychczasowych zasadach.
3. Przetwarzanie nie obejmuje przekazywania danych poza EOG, z wyjątkiem dostawcy poczty z zabezpieczeniem standardowymi klauzulami umownymi.
4. W sprawach nieuregulowanych stosuje się RODO i prawo polskie. Umowę akceptuje się elektronicznie (checkbox przy rejestracji klubu albo w panelu); Panel zapisuje datę i wersję akceptacji.